Cara Cepat Import Tamu via Excel

Jika Anda memiliki puluhan hingga ribuan daftar tamu undangan pernikahan, Anda tidak perlu memasukkannya satu per satu secara manual. Anda dapat mengimpor seluruh data tamu sekaligus menggunakan file spreadsheet Excel (.xlsx).

---

Langkah-Langkah Import Data Tamu

1. Masuk ke dashboard Linkzy, lalu buka menu Guests & RSVP (/dashboard/guests).
2. Klik tombol Import Excel di bagian kanan atas halaman.
3. Klik tombol Unduh Template Excel (.xlsx) untuk mendapatkan template resmi terbaru dengan susunan kolom standar.
4. Buka file template tersebut di Microsoft Excel, Google Sheets, atau aplikasi spreadsheet lainnya.
5. Isi data tamu pada lembar (sheet) Data Tamu mulai dari baris setelah header.
6. Simpan file dalam format .xlsx (ukuran file maksimal 10 MB atau hingga 10.000 baris tamu).
7. Klik area unggah file pada modal import, pilih file Excel Anda, lalu klik Mulai Import Tamu.
8. Sistem akan memvalidasi data dan menampilkan ringkasan jumlah tamu yang berhasil ditambahkan serta data yang dilewati (skipped karena duplikasi).

Dialog import menyediakan tombol unduh template resmi, area pemilihan file .xlsx, dan laporan validasi data.

---

Penjelasan Lengkap Kolom File Excel

Berikut adalah rincian seluruh kolom yang terdapat pada template Excel import tamu beserta fungsi, tipe data, dan contoh pengisiannya:

No	Nama Kolom Header	Wajib?	Tipe Data	Deskripsi & Aturan Pengisian	Contoh Pengisian
1	Nama Tamu*	Wajib	Teks	Nama lengkap tamu, pasangan, atau keluarga yang diundang. Kolom ini tidak boleh kosong.	Bpk. H. Rahmat & Ibu Siti dr. Hendra Kusuma, Sp.A Keluarga Besar Bpk. Handoko
2	Nomor WhatsApp	Opsional	Teks / Angka	Nomor WhatsApp tamu untuk pengiriman undangan digital. Awalan 08... akan otomatis dikonversi oleh sistem menjadi format internasional 628....	081234567890 +6281987654321
3	Asal Tamu (Pihak Pengundang)	Opsional	Teks	Pihak keluarga atau perwakilan pengundang. Sangat berguna untuk pengelompokan tamu, filter buku tamu, dan pemisahan laporan kado/amplop.	Keluarga Mempelai Pria Keluarga Mempelai Wanita Teman SMA Pengantin Wanita Kolega Kantor Orang Tua Pria
4	Kategori	Opsional	Teks	Kelompok pergaulan atau hubungan tamu. Pilihan kategori ini akan otomatis muncul pada filter dashboard tamu.	Keluarga Sahabat Teman Kerja Tetangga VIP Vendor
5	Prioritas	Opsional	Teks	Tingkatan perlakuan tamu. Pilihan yang didukung: REGULAR, VIP, VVIP, atau VVVIP. Default: REGULAR. Berpengaruh pada sambutan di layar LED Display & meja resepsi.	REGULAR VIP VVIP VVVIP
6	Nomor Meja	Opsional	Teks	Penataan nomor meja tempat duduk tamu (seating arrangement).	Meja 01 Meja VIP-A Table Round 12
7	Sesi	Opsional	Teks	Sesi atau gelombang jam acara tamu diundang (misal untuk acara yang dibagi beberapa sesi).	Sesi 1 (Akad & Siang) Sesi 2 (Resepsi Malam)
8	Jumlah Undangan	Opsional	Angka ($\ge 1$)	Jumlah kuota kursi/undangan utama yang dialokasikan untuk tamu tersebut. Default: 1.	1 2
9	Jumlah Pendamping	Opsional	Angka ($\ge 0$)	Jumlah kuota pendamping tambahan (plus one / plus two). Total kapasitas tamu = Jumlah Undangan + Jumlah Pendamping. Default: 0.	0 1 2
10	Status RSVP	Opsional	Teks	Status konfirmasi kehadiran awal tamu. Pilihan: BELUM_MENJAWAB (atau PENDING), HADIR (atau ATTENDING), TIDAK_HADIR (atau NOT_ATTENDING). Default: BELUM_MENJAWAB.	BELUM_MENJAWAB HADIR TIDAK_HADIR
11	Alamat	Opsional	Teks	Alamat domisili, kota, atau instansi tempat tinggal tamu.	Jl. Sudirman No. 45, Jakarta Selatan Surabaya
12	Email	Opsional	Email	Alamat email tamu. Jika diisi, harus berupa format email yang valid.	rahmat@example.com
13	Preferensi Makanan	Opsional	Teks	Kebutuhan diet khusus atau pantangan makanan untuk pihak katering.	Halal Vegetarian Alergi Seafood & Kacang Gluten-Free
14	Catatan	Opsional	Teks	Catatan khusus untuk tim Wedding Organizer atau penerima tamu di meja resepsi.	Duduk dekat panggung utama Membutuhkan akses kursi roda Pemberi sambutan keluarga

---

Fleksibilitas Header Kolom

Sistem import Linkzy dirancang cerdas dan fleksibel terhadap variasi penulisan nama kolom header. Anda tetap dapat mengimpor file meskipun menggunakan variasi alias berikut:

• Nama Tamu: nama_tamu, nama, nama_lengkap, name, guest_name, nama_undangan.
• Nomor WhatsApp: nomor_whatsapp, nomor_wa, no_wa, whatsapp, wa, no_whatsapp, nomor_hp, no_hp, phone, telepon.
• Asal Tamu / Pihak Pengundang: asal_tamu (pihak_pengundang), asal_tamu, pihak_pengundang, pengundang, asal_keluarga, keluarga_grup, keluarga, grup, family_group, pihak.
• Kategori: kategori, category, tipe_tamu, jenis_tamu.
• Prioritas: prioritas, priority, level_tamu, tipe_vip.
• Nomor Meja: nomor_meja, no_meja, meja, table, table_number.
• Sesi: sesi, session, waktu_sesi, jam_acara.
• Jumlah Undangan: jumlah_undangan, jumlah_pax, pax, kuota, invitation_quantity.
• Jumlah Pendamping: jumlah_pendamping, pendamping, companion_quantity, plus_one, tambahan.
• Status RSVP: status_rsvp, rsvp, rsvp_status, konfirmasi, kehadiran.
• Preferensi Makanan: preferensi_makanan, makanan, diet, food_preference, pantangan.
• Catatan: catatan, notes, keterangan, note.

---

Fitur Otomatisasi & Proteksi Data

1. Pembuatan QR Code Unik Otomatis: Setiap tamu yang berhasil diimpor akan langsung dibuatkan Kode Undangan Unik (misal: K7M9X2) beserta tautan kartu QR Invitation personal (/invite/K7M9X2).
2. Normalisasi Nomor Telepon: Nomor telepon dengan awalan 0812..., +62812..., atau spasi/tanda hubung akan otomatis dibersihkan dan distandarkan menjadi 62812... sehingga siap digunakan untuk broadcast WhatsApp.
3. Pencegahan Data Duplikat (Skip Duplicate): Jika tamu dengan identitas kontak yang sama sudah terdaftar di acara tersebut, sistem akan melewatinya (skip) agar tidak terjadi pemborosan kuota atau pengiriman undangan ganda.
4. Validasi Menyeluruh (Atomic Validation): Jika terdapat baris yang salah (misalnya format email tidak valid atau kuota undangan negatif), sistem akan memberikan pesan error spesifik beserta nomor barisnya sehingga Anda dapat memperbaikinya dengan cepat sebelum disimpan ke database.