Peran & Hak Akses Pengguna (Organizer, Staf, Freelance)
Aplikasi Wedding & Undangan Digital Linkzy dilengkapi dengan sistem Role-Based Access Control (RBAC) dan isolasi multi-tenant yang ketat. Setiap anggota tim yang terlibat memiliki tingkatan peran (role) dan hak akses yang disesuaikan dengan tanggung jawab kerjanya, sehingga operasional pernikahan berjalan lancar, aman, dan bebas dari risiko kesalahan penghapusan data.
Ringkasan Perbedaan Peran
Sistem membagi pengguna ke dalam 3 tingkatan peran utama dalam organisasi, ditambah 1 peran Superadmin tingkat sistem:
1. Organizer (Level 10) — Pemilik Organisasi / Wedding Organizer Owner
- Posisi: Pemilik akun, pimpinan Wedding Organizer, atau Project Manager utama.
- Tanggung Jawab: Bertanggung jawab penuh atas seluruh pengelolaan organisasi, acara pernikahan, keuangan, paket langganan, dan keamanan data.
- Wewenang Khusus:
- Memiliki hak membuat (Create), mengubah (Update), dan menghapus (Delete) Wedding Event.
- Memiliki hak eksklusif untuk menghapus data sensitif (menghapus tamu, template WhatsApp, sesi acara, dan katalog souvenir).
- Menambah dan mengelola akun staf serta freelance dalam tim.
- Mengatur paket langganan, kuota, dan metode pembayaran (billing).
2. Staf Organizer (Level 5) — Koordinator Acara / Admin WO
- Posisi: Karyawan tetap WO, koordinator acara (Event Coordinator), atau admin operasional harian.
- Tanggung Jawab: Mengelola persiapan teknis sebelum acara, data tamu undangan, desain tampilan QR, sesi acara, pengaturan WhatsApp, hingga pemantauan laporan kehadiran.
- Wewenang Khusus:
- Menambah dan mengedit data tamu (manual maupun import Excel).
- Mengatur template pesan WhatsApp dan mengirimkan broadcast.
- Menyesuaikan pengaturan tampilan QR Invitation dan layar LED Display.
- Mengatur sesi acara, nomor meja, serta batas kuota souvenir.
- Menjalankan seluruh operasional meja check-in, foto proof, pencatatan kado, dan penyerahan souvenir.
- Mengakses seluruh laporan dan mengekspor rekapitulasi data ke Excel.
- Batasan Keamanan:
- TIDAK BISA menghapus Wedding Event.
- TIDAK BISA menghapus tamu atau template pesan secara permanen (No Delete Permission).
- TIDAK BISA mengelola billing atau mengubah peran akun Organizer.
3. Freelance (Level 1) — Crew Hari-H / Usher / Penerima Tamu
- Posisi: Petugas lapangan hari-H, usher penerima tamu di meja resepsi, atau crew stan distribusi souvenir.
- Tanggung Jawab: Melayani alur kedatangan tamu di gedung acara secara cepat, tepat, dan ramah tanpa risiko merusak konfigurasi data sistem.
- Wewenang Khusus:
- Meja Resepsi: Memindai (scan) kode QR undangan tamu, konfirmasi jumlah pax hadir aktual, dan mengambil foto bukti kehadiran tamu (proof photo).
- Pencatatan Kado: Mencatat nomor amplop fisik, deskripsi kado barang, atau foto struk bukti transfer digital e-wallet.
- Stan Souvenir: Memindai voucher/QR tamu dan mencatat penyerahan souvenir.
- Buku Tamu & Meja (Read-Only): Melihat daftar tamu dan nomor meja untuk mengarahkan tamu ke tempat duduknya.
- Batasan Keamanan:
- Bersifat Read-Only untuk pengaturan acara: tidak dapat mengubah tema, jadwal, sesi, maupun template pesan.
- TIDAK BISA mengedit data identitas tamu atau menambah tamu manual.
- TIDAK BISA menghapus data apa pun di dalam sistem.
- TIDAK BISA membalikkan (reverse) penyerahan souvenir atau mengubah stok inventori master.
4. Superadmin (Level 100) — Owner Platform / Root
- Peran khusus internal tim pengembang Linkzy untuk pemeliharaan sistem, manajemen langganan lintas organisasi, dan audit keamanan global.
Matriks Hak Akses Lengkap (Feature Matrix)
Tabel berikut merinci hak akses setiap fitur berdasarkan perannya:
| Modul / Fitur Aplikasi | Freelance (1) | Staf Organizer (5) | Organizer (10) |
|---|---|---|---|
| Manajemen Acara (Wedding Events) | |||
| Melihat Daftar & Detail Event | ✅ Ya | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Membuat Acara Baru (Create Event) | ❌ Tidak | ❌ Tidak | ✅ Ya |
| Mengubah Data Acara (Edit Event) | ❌ Tidak | ❌ Tidak | ✅ Ya |
| Menghapus Acara (Delete Event) | ❌ Tidak | ❌ Tidak | ✅ Ya |
| Buku Tamu & Konfirmasi RSVP | |||
| Melihat Daftar Tamu, Meja & Sesi | ✅ Ya (Read-only) | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Tambah Tamu Satuan (Create Guest) | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Edit Data Tamu (Update Guest) | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Update Status RSVP Tamu | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
Import Tamu via Excel (.xlsx) | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Hapus Tamu Permanen (Delete Guest) | ❌ Tidak | ❌ Tidak | ✅ Ya |
| WhatsApp Broadcast & Template | |||
| Kirim Undangan WhatsApp Satuan | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Buat & Edit Template Pesan | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Hapus Template Pesan | ❌ Tidak | ❌ Tidak | ✅ Ya |
| Desain QR & Akses Publik Customer | |||
| Desain QR Invitation (Warna/Font/Hero) | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Atur Password Akses Customer | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Salin / Buka Link QR Publik Tamu | ✅ Ya | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Meja Resepsi & Check-in (Hari H) | |||
| Scan QR Code Check-in Tamu | ✅ Ya | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Ubah Pax Kehadiran Aktual | ✅ Ya | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Upload / Foto Bukti Kehadiran (Proof) | ✅ Ya | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Catat Amplop Bernomor, Kado & Bukti TF | ✅ Ya | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Distribusi & Inventori Souvenir | |||
| Scan & Serahkan Souvenir ke Tamu | ✅ Ya | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Buat & Edit Master Item Souvenir | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Hapus Item Souvenir | ❌ Tidak | ❌ Tidak | ✅ Ya |
| Atur / Tambah Stok Inventori | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Batalkan / Reverse Pengambilan Souvenir | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Layar Sambutan (LED Welcome Display) | |||
| Buka & Tampilkan Layar LED | ✅ Ya | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Atur Tema, Animasi & Teks Layar LED | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Laporan & Ekspor Data | |||
| Lihat Grafik & Statistik Kehadiran | ✅ Ya (Operasional) | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Ekspor Laporan Tamu ke Excel | ❌ Tidak | ✅ Ya | ✅ Ya |
| Manajemen Tim & Billing | |||
| Tambah & Kelola Akun Staf / Freelance | ❌ Tidak | ❌ Tidak | ✅ Ya |
| Kelola Paket Langganan & Pembayaran | ❌ Tidak | ❌ Tidak | ✅ Ya |
Rekomendasi Alur Pembagian Kerja Tim
Untuk menjamin kelancaran acara pernikahan, berikut rekomendasi pembagian tugas berdasarkan peran:
Masa Persiapan (H-30 s/d H-1)
- Organizer: Membuat Wedding Event di sistem, mengatur sesi acara, dan mengundang akun Staf WO.
- Staf Organizer:
- Mengunggah file Excel berisi daftar tamu dari kedua mempelai.
- Menyesuaikan nomor meja (seating layout) dan kategori tamu (VIP/Keluarga).
- Menyesuaikan desain kartu QR dan template pesan WhatsApp.
- Mengirimkan broadcast undangan digital berisikan link unik QR ke WhatsApp masing-masing tamu.
- Menginput stok souvenir yang tersedia.
Hari Pelaksanaan Acara (Hari H)
- Organizer: Memantau ringkasan kehadiran secara umum dan mengawasi koordinasi antar-divisi.
- Staf Organizer: Berjaga di area helpdesk / kendala tamu, menangani tamu susulan, dan mengontrol sisa stok souvenir.
- Crew Freelance (Meja Resepsi):
- Memindai QR Code tamu yang tiba di pintu masuk.
- Mengonfirmasi jumlah kehadiran dan memotret foto kehadiran.
- Menuliskan nomor amplop fisik atau memotret bukti transfer pada wizard check-in.
- Crew Freelance (Stan Souvenir):
- Memindai voucher / QR tamu dan menyerahkan souvenir sesuai kategori.
Pasca Acara (H+1)
- Organizer & Staf: Mengunduh rekapitulasi data kehadiran, laporan amplop/kado, dan sisa inventori souvenir untuk diserahkan sebagai laporan pertanggungjawaban kepada keluarga pengantin.
Cara Menambahkan & Mengatur Peran Tim
Bagi pemilik akun (Organizer), Anda dapat menambahkan anggota tim dengan mudah:
- Masuk ke dashboard Linkzy, lalu buka menu Pengaturan Tim / Akun Pengguna.
- Klik tombol + Tambah Anggota Tim.
- Masukkan identitas pengguna:
- Nama Lengkap: Nama staf atau crew freelance.
- Email / Username: Kredensial untuk login ke sistem.
- Password Awal: Kata sandi sementara untuk akun tersebut.
- Pilihan Peran (Role): Pilih Staf organizer atau Freelance.
- Klik Simpan. Anggota tim dapat langsung login menggunakan perangkat masing-masing (HP/Tablet/Laptop) dan menjalankan tugasnya sesuai hak akses yang diberikan.