Lewati ke konten utama

General Ledger & Journal

General Ledger (Buku Besar) merupakan inti dari modul akuntansi Codeverta. Bagian ini berfungsi sebagai pusat pengorganisasian, pencatatan, dan manajemen seluruh transaksi keuangan organisasi untuk memastikan laporan keuangan yang akurat dan terkini.

1. Entri Jurnal (Journal Entry)​

Journal Entry adalah catatan transaksi akuntansi yang memengaruhi dua atau lebih akun di Buku Besar. Dalam Codeverta, entri jurnal digunakan untuk transaksi yang tidak dicakup oleh dokumen spesifik (seperti Faktur Penjualan atau Pembelian).

  • Kegunaan Utama: Penyesuaian akhir bulan, depresiasi aset, transfer antar bank, dan entri pajak manual.
  • Journal Entry Template: Fitur untuk membuat template transaksi berulang (seperti pembayaran sewa bulanan atau gaji) guna mempercepat input data dan mengurangi kesalahan manusia.

2. Laporan Buku Besar (General Ledger Report)​

Laporan ini menyediakan rincian kronologis dari semua transaksi yang diposting ke setiap akun dalam Bagan Akun (Chart of Accounts).

  • Informasi yang Tersedia: Tanggal transaksi, akun lawan (offsetting account), nomor referensi, serta nilai debit dan kredit.
  • Filter Dinamis: Anda dapat memfilter laporan berdasarkan periode waktu, Pusat Biaya (Cost Center), Proyek, atau Cabang.

3. Buku Besar Pembantu (Sub-Ledgers)​

Untuk pelacakan yang lebih mendalam pada pihak eksternal, Codeverta menyediakan ringkasan khusus:

  • Customer Ledger Summary: Melacak semua transaksi yang berkaitan dengan pelanggan, memberikan gambaran jelas mengenai total penjualan dan status piutang.
  • Supplier Ledger Summary: Menyediakan rekam jejak transaksi dengan pemasok, memudahkan pemantauan hutang dagang dan riwayat pembelian.

4. Keamanan dan Integritas Data​

Immutable Ledger​

Codeverta menerapkan prinsip Immutable Ledger (Buku Besar Tidak Terubah). Artinya, setiap entri yang telah diposting dan divalidasi tidak dapat dihapus atau diubah secara langsung. Jika terjadi kesalahan, pengguna harus melakukan pembatalan (Cancel) dan membuat entri koreksi guna menjaga jejak audit yang transparan.

Freeze Accounting Entries​

Fitur ini memungkinkan administrator untuk "membekukan" atau mengunci entri akuntansi hingga tanggal tertentu.

  • Tujuan: Mencegah pengguna memasukkan atau mengubah transaksi pada periode yang sudah dilaporkan atau sedang diaudit.

5. Fitur Lanjutan​

Accounting Entries (Otomatisasi)​

Hampir seluruh dokumen di Codeverta (Faktur, Pembayaran, Penerimaan Barang) secara otomatis menghasilkan Accounting Entries di latar belakang. Ini memastikan bahwa Buku Besar selalu sinkron dengan aktivitas operasional tanpa perlu input manual ganda.

Discount Accounting​

Fitur ini memungkinkan pencatatan diskon secara terpisah di Buku Besar. Anda dapat melacak total diskon yang diberikan kepada pelanggan atau diterima dari pemasok dalam akun beban/pendapatan diskon khusus, alih-alih hanya mencatat nilai bersih.

Prosedur Praktis​

  1. Pencatatan: Gunakan Journal Entry untuk transaksi non-rutin.
  2. Verifikasi: Tinjau akurasi posting melalui laporan General Ledger.
  3. Penguncian: Setelah penutupan bulan, gunakan Freeze Accounting Entries untuk melindungi integritas data.
  4. Audit: Gunakan riwayat di Immutable Ledger untuk melacak setiap perubahan atau pembatalan yang pernah terjadi.

Tips: Selalu lampirkan dokumen pendukung digital (PDF atau foto kuitansi) langsung ke dalam Journal Entry di Codeverta untuk mempermudah proses audit di masa mendatang.