Pengenalan Aplikasi Wedding & Undangan Digital
Selamat datang di panduan resmi Aplikasi Wedding & Undangan Digital Codeverta!
Aplikasi ini dirancang untuk membantu Wedding Organizer (WO), calon pengantin, dan panitia acara dalam mengelola seluruh rangkaian pernikahan dengan mudah, rapi, dan otomatis—mulai dari pembuatan undangan digital, pembagian undangan lewat WhatsApp, pencatatan konfirmasi kehadiran (RSVP), penerimaan tamu di meja resepsi dengan scan QR, hingga pembagian souvenir dan rekapitulasi laporan kehadiran.
Alur Mudah Penggunaan Aplikasi
Berikut tahapan praktis penggunaan aplikasi dari masa persiapan hingga hari H:
1. Tahap Persiapan (Sebelum Acara)
- Buat Acara Pernikahan: Masukkan nama mempelai, tanggal akad/pemberkatan, resepsi, lokasi gedung, dan pembagian sesi acara.
- Desain Undangan Digital: Pilih tema tampilan, pasang foto prewedding, tambahkan lagu romantis, cerita cinta, peta lokasi, dan nomor rekening/amplop digital.
- Masukkan Daftar Tamu: Masukkan nama-nama tamu secara manual atau unggah langsung ratusan nama sekaligus menggunakan template file Excel.
- Bagi Undangan via WhatsApp: Kirim pesan undangan yang sudah otomatis terisi nama tamu dan tautan undangan personal hanya dengan satu kali klik.
2. Tahap Hari H (Saat Acara Berlangsung)
- Meja Penerima Tamu (Resepsi): Petugas meja resepsi memindai (scan) kode QR pada undangan tamu menggunakan alat scanner barcode atau kamera HP/laptop. Tamu langsung tercatat hadir dan terhindar dari pemindaian ganda.
- Layar Sambutan (LED / Videotron): Saat tamu berhasil check-in, layar monitor/videotron di pintu masuk secara otomatis menampilkan nama tamu dengan animasi ucapan selamat datang dan taburan confetti.
- Pembagian Souvenir: Petugas stan souvenir memindai kode voucher tamu, mencatat penyerahan, dan memastikan jumlah barang tidak melebihi stok yang tersedia.
3. Tahap Selesai (Setelah Acara)
- Lihat Laporan Kehadiran: Pantau jumlah tamu yang hadir, waktu kedatangan teramai, persentase kehadiran, dan sisa stok souvenir.
- Unduh Rekap Excel: Ekspor seluruh data kehadiran ke file Excel untuk dokumentasi keluarga dan evaluasi katering.
Siapa Saja yang Menggunakan Aplikasi Ini?
| Role | Level | Hak Akses & Tanggung Jawab Utama |
|---|---|---|
| Organizer | 10 | Pemilik organisasi / Wedding Organizer Owner. Memiliki akses penuh atas seluruh event, manajemen tim, billing, serta hak penghapusan data. |
| Staf organizer | 5 | Koordinator acara / Admin WO. Mengelola data tamu, import Excel, broadcast WhatsApp, desain QR, inventori souvenir, dan laporan kehadiran. Tidak dapat menghapus event atau data tamu permanen. |
| Freelance | 1 | Petugas lapangan hari-H / Usher / Penerima Tamu. Melakukan scan check-in QR, upload foto bukti hadir, pencatatan amplop/kado, dan penyerahan souvenir. Bersifat read-only untuk konfigurasi event. |
| Superadmin | 100 | Owner platform / Root system. Mengelola langganan, payment, dan pengguna lintas organisasi. |
📖 Pelajari Selengkapnya: Untuk melihat matriks hak akses lengkap per modul dan cara menambahkan akun tim, silakan baca Panduan Peran & Hak Akses Pengguna.
Daftar Panduan Pengguna
Silakan pilih topik panduan yang ingin Anda pelajari:
- Membuat Acara & Mengatur Jadwal
- Peran & Hak Akses Pengguna (Organizer, Staf, Freelance)
- Menyesuaikan Desain & Musik Undangan
- Mengelola Buku Tamu, RSVP & QR Code
- Cara Cepat Import Tamu via Excel
- Membagikan Undangan via WhatsApp
- Panduan Petugas Meja Resepsi & Scan QR
- Menampilkan Layar Sambutan Tamu (LED Display)
- Mengatur Stok & Pembagian Souvenir
- Melihat Laporan Kehadiran & Download Data