Lewati ke konten utama

Panduan Petugas Meja Resepsi & Scan QR

Halaman Reception Check-in (/dashboard/check-in) digunakan oleh petugas penerima tamu (front desk) pada hari H untuk menerima tamu yang hadir dengan cepat dan akurat.

Halaman Check-in resepsionis

Tampilan utama Reception Check-in untuk memindai QR, memakai barcode scanner, atau mencari tamu secara manual.

Cara Menerima Tamu di Meja Resepsi​

1. Tamu Membawa Kode QR Undangan​

  1. Buka halaman Check-in di laptop atau tablet meja resepsi.
  2. Arahkan alat scanner barcode/QR ke kode QR di layar HP tamu (atau aktifkan mode kamera bawaan laptop/HP).
  3. Sistem seketika membaca kode QR (< 1 detik).
  4. Layar akan menampilkan:
    • Nama Tamu & Kategori (misal: VIP / Rekan Kerja).
    • Nomor Meja Duduk (agar petugas bisa langsung mengarahkan tamu).
    • Jumlah tamu dan pendamping.
  5. Tamu otomatis tercatat hadir, dan layar LED sambutan di pintu masuk langsung menampilkan ucapan selamat datang.

Mencetak Voucher Souvenir Setelah Check-in​

Setelah check-in berhasil, klik Print Souvenir untuk mencetak voucher yang memuat nama tamu, waktu check-in, barcode, dan kode undangan. Voucher tersebut dapat dibawa ke stan souvenir dan dipindai oleh petugas.

Tampilan cetak voucher souvenir dengan barcode scanner

Pratinjau cetak voucher souvenir setelah check-in berhasil.

2. Tamu Tidak Membawa Kode QR (Pencarian Manual)​

  1. Jika tamu lupa membawa HP atau tidak memiliki QR, ketikkan nama tamu pada kolom pencarian.
  2. Pilih nama tamu yang sesuai dari daftar.
  3. Klik tombol Check-in.

Proteksi Anti-Duplikasi (Pencegahan Pemindaian Ganda)​

Untuk mencegah satu kode undangan digunakan berulang kali oleh orang yang berbeda:

  • Setiap tamu hanya bisa berhasil check-in satu kali.
  • Jika kode QR yang sama dipindai untuk kedua kalinya, sistem langsung membunyikan peringatan dan menampilkan warna merah bertuliskan: "Tamu sudah pernah check-in sebelumnya pada jam 10:15 oleh Meja Resepsi 1".

Menerima Tamu Tanpa Undangan (Walk-in Guest)​

Jika ada tamu penting atau keluarga yang hadir namun belum sempat didaftarkan sebelumnya:

  1. Klik tombol + Tamu Walk-in di pojok kanan atas layar check-in.
  2. Ketikkan nama tamu dan jumlah orang yang ikut bersama beliau.
  3. Klik Simpan & Check-in Langsung.
  4. Tamu langsung tercatat dalam daftar hadir dan berhak menerima souvenir.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Internet Mati? (Mode Offline)​

Aplikasi dilengkapi fitur Mode Resepsi Offline:

  1. Sebelum Acara: Saat masih ada internet, buka halaman Check-in dan klik tombol Sinkronkan Data Offline. Data seluruh tamu akan tersimpan di laptop Anda.
  2. Saat Internet Gangguan: Petugas tetap dapat memindai QR tamu seperti biasa tanpa hambatan.
  3. Saat Internet Kembali Menyala: Semua data tamu yang sudah check-in akan otomatis terkirim kembali ke server pusat tanpa ada data yang hilang.