Lewati ke konten utama

Sales Return (Retur Penjualan)

Sales Return adalah proses pengembalian barang dari pelanggan ke perusahaan karena berbagai alasan — barang rusak, tidak sesuai spesifikasi, kelebihan pengiriman, atau alasan lainnya. Di ERP Codeverta, Sales Return dikelola melalui dua dokumen utama:

  • Return Delivery Note — mencatat pengembalian fisik barang ke gudang
  • Credit Note (Return Sales Invoice) — mencatat pengurangan piutang atau pengembalian pembayaran kepada pelanggan

Alur Proses Sales Return​

Pelanggan mengembalikan barang
        ↓
Return Delivery Note (stok bertambah kembali)
        ↓
Credit Note / Return Invoice (piutang berkurang atau refund)
        ↓
Payment Entry untuk refund (jika pelanggan sudah bayar)

Membuat Return Delivery Note​

Return Delivery Note dibuat berdasarkan Delivery Note yang sudah ada (sebelumnya dikirimkan ke pelanggan).

Langkah-Langkah​

  1. Navigasi ke Stock → Stock Transactions → Delivery Note
  2. Buka Delivery Note yang menjadi dasar retur
  3. Klik Make → Return
  4. Sistem akan membuat Delivery Note baru dengan kuantitas negatif (bernilai minus)
  5. Sesuaikan kuantitas item yang dikembalikan jika hanya sebagian
  6. Isi Warehouse tujuan penerimaan barang retur
  7. Submit dokumen

Setelah di-submit, stok di gudang akan bertambah sejumlah barang yang dikembalikan.

Membuat Credit Note (Return Sales Invoice)​

Credit Note dibuat berdasarkan Sales Invoice yang sudah ada.

Langkah-Langkah​

  1. Navigasi ke Accounts → Accounts Receivable → Sales Invoice
  2. Buka Sales Invoice yang menjadi dasar retur
  3. Klik Make → Return / Credit Note
  4. Sistem membuat Sales Invoice baru dengan nilai negatif
  5. Sesuaikan item dan kuantitas yang dikembalikan
  6. Submit Credit Note

Credit Note akan secara otomatis:

  • Mengurangi total piutang pelanggan
  • Membuat entri jurnal yang membalik entri pendapatan asli

Rekonsiliasi Credit Note dengan Invoice​

Setelah Credit Note dibuat, hubungkan dengan Invoice aslinya:

  1. Buka Credit Note yang sudah di-submit
  2. Klik Get Outstanding Invoices
  3. Sistem menampilkan daftar invoice yang belum lunas
  4. Pilih invoice yang ingin direkonsiliasi dengan credit note ini
  5. Klik Reconcile

Proses rekonsiliasi ini mengurangi saldo piutang pelanggan tanpa harus melakukan pembayaran tunai.

Pengembalian Uang (Refund) kepada Pelanggan​

Jika pelanggan sudah membayar penuh dan meminta refund tunai:

  1. Buka Credit Note yang sudah di-submit
  2. Klik Make → Payment Entry
  3. Isi metode pembayaran (transfer bank, tunai, dll.)
  4. Submit Payment Entry

Ini akan mencatat arus kas keluar sebagai refund ke pelanggan.

Pengaruh Sales Return terhadap Stok dan Keuangan​

AspekDampak
StokBertambah sejumlah barang yang dikembalikan
PiutangBerkurang sejumlah nilai credit note
PendapatanBerkurang (reversal dari invoice asli)
PajakPajak pada invoice asli ikut di-reverse

Hal Penting yang Perlu Diperhatikan​

  • Selalu buat Return Delivery Note sebelum Credit Note agar pencatatan stok dan keuangan selaras.
  • Jika barang dikembalikan tetapi tidak dapat dijual kembali (rusak), pindahkan ke warehouse khusus barang rusak saat membuat Return Delivery Note.
  • Credit Note yang belum direkonsiliasi dengan invoice akan tetap muncul sebagai outstanding di laporan Accounts Receivable.
  • Dokumen retur hanya bisa dibuat dari dokumen yang sudah di-submit dan belum dibatalkan.