Setup Warehouse dan Lokasi Penyimpanan
Warehouse adalah master data untuk mencatat lokasi penyimpanan barang di ERP Codeverta. Lokasi ini dapat berupa gudang fisik, ruang, area staging, rak, baris, bin, gudang transit, atau lokasi operasional lain yang digunakan dalam proses stok.
Warehouse yang dibuat dengan struktur rapi akan memudahkan tim melihat saldo stok, memindahkan barang, melakukan picking, dan menelusuri transaksi inventori.
Struktur Warehouse
Warehouse dapat dibuat dalam bentuk hierarki. Parent warehouse digunakan sebagai kelompok lokasi, sedangkan child warehouse digunakan sebagai lokasi operasional yang menyimpan stok.
Contoh struktur:
Gudang Pusat
├── Area Receiving
├── Area Picking
│ ├── Rak A
│ └── Rak B
├── Area Retur
└── Gudang Transit
Gunakan struktur hierarki jika bisnis membutuhkan pelacakan lokasi yang detail. Untuk operasi yang sederhana, satu warehouse per gudang fisik sering kali sudah cukup.
Cara Membuat Warehouse
Navigasi ke:
Stock → Settings → Warehouse → New
Isi informasi utama berikut:
| Field | Keterangan |
|---|---|
| Warehouse Name | Nama lokasi penyimpanan, misalnya Gudang Pusat, Rak A, atau Area Retur |
| Parent Warehouse | Lokasi induk jika warehouse dibuat sebagai bagian dari struktur hierarki |
| Is Group | Aktifkan jika warehouse hanya menjadi parent dan memiliki sub-warehouse |
| Company | Perusahaan pemilik warehouse |
| Warehouse Type | Klasifikasi warehouse, misalnya Stock, Transit, WIP, Supplier, atau tipe lain sesuai konfigurasi |
Setelah data diisi, klik Save.
Parent Warehouse dan Child Warehouse
Gunakan Parent Warehouse untuk mengelompokkan lokasi, bukan untuk transaksi stok harian jika lokasi tersebut hanya berfungsi sebagai folder.
Contoh penggunaan:
| Struktur | Penggunaan |
|---|---|
| Gudang Pusat | Parent warehouse untuk seluruh area gudang |
| Area Receiving | Lokasi penerimaan barang sementara |
| Rak A | Lokasi penyimpanan aktual |
| Gudang Transit | Lokasi sementara untuk transfer antar gudang |
Jika suatu warehouse ditandai sebagai Is Group, warehouse tersebut berfungsi sebagai node parent dan dapat memiliki child warehouse di bawahnya.
Warehouse Type
Warehouse Type membantu mengelompokkan warehouse berdasarkan fungsi. Klasifikasi ini berguna untuk filtering laporan, proses transfer, atau pengaturan operasional gudang.
Contoh tipe warehouse:
| Warehouse Type | Fungsi |
|---|---|
| Stock Warehouse | Lokasi utama penyimpanan barang siap jual atau siap pakai |
| Transit | Lokasi sementara saat barang sedang dipindahkan antar gudang |
| WIP | Lokasi work in progress untuk proses produksi |
| Supplier Warehouse | Lokasi terkait supplier atau barang titipan |
| Returns | Lokasi barang retur sebelum diperiksa lebih lanjut |
Nama tipe dapat disesuaikan dengan konfigurasi yang tersedia di sistem.
Alamat dan Kontak Warehouse
Setiap warehouse dapat dilengkapi dengan alamat dan kontak. Data ini berguna untuk koordinasi penerimaan, pengiriman, audit lokasi, atau komunikasi dengan penanggung jawab gudang.
Informasi yang dapat dicatat:
- Alamat pengiriman atau alamat fisik warehouse.
- Kontak penanggung jawab gudang.
- Nomor telepon atau email kontak gudang.
- Keterangan tambahan untuk kebutuhan operasional.
Akun Warehouse untuk Perpetual Inventory
Jika perusahaan menggunakan perpetual inventory, warehouse dapat dihubungkan dengan akun persediaan. Hubungan ini membuat transaksi stok dapat berdampak ke pencatatan akuntansi sesuai konfigurasi perusahaan.
Praktik yang umum digunakan:
- Warehouse utama memiliki akun persediaan.
- Sub-lokasi seperti rak atau bin dapat menggunakan akun dari warehouse utama jika tidak perlu pencatatan nilai stok per rak.
- Struktur akun harus mengikuti chart of accounts perusahaan.
Gunakan pengaturan ini dengan hati-hati karena berdampak pada pelaporan persediaan dan general ledger.
Melihat Saldo Stok Warehouse
Setelah warehouse digunakan dalam transaksi, saldo stok dapat dilihat melalui:
Stock → Reports → Stock Balance
Filter laporan berdasarkan:
- Company
- Warehouse
- Item
- Item Group
- Tanggal laporan
Laporan ini membantu melihat kuantitas, valuasi stok, dan ketersediaan barang pada warehouse tertentu.
Tips Penamaan Warehouse
Gunakan pola nama yang mudah dipahami oleh tim gudang dan tim administrasi.
Contoh format:
| Format | Contoh |
|---|---|
| Lokasi fisik | Gudang Jakarta |
| Area | Gudang Jakarta - Receiving |
| Rak | Gudang Jakarta - Rak A01 |
| Fungsi khusus | Gudang Jakarta - Retur |
| Transit | Transit Jakarta Bandung |
Hindari nama yang terlalu pendek atau ambigu seperti Gudang 1 jika perusahaan memiliki banyak lokasi.