Picking, Putaway, dan Pergerakan Stok Warehouse
Operasional warehouse di ERP Codeverta berfokus pada pencatatan barang masuk, penempatan barang, pengambilan barang, transfer stok, dan penyesuaian stok. Setiap proses dicatat melalui dokumen transaksi agar stok di sistem selalu dapat ditelusuri.
Halaman ini membahas proses yang paling sering digunakan oleh tim gudang: Pick List, Putaway Rule, Stock Entry, Delivery Note, dan Stock Reconciliation.
Alur Barang Masuk dan Barang Keluar
Alur standar warehouse dapat digambarkan seperti berikut:
Purchase Receipt / Material Receipt
↓
Putaway
↓
Storage
↓
Pick List
↓
Delivery Note / Stock Entry
↓
Stock Ledger
Dokumen yang digunakan dapat berbeda tergantung proses bisnis. Barang dari supplier biasanya masuk melalui Purchase Receipt, sedangkan transfer internal menggunakan Stock Entry.
Pick List
Pick List adalah dokumen yang menunjukkan item mana yang harus diambil dari warehouse untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Pick List membantu tim gudang mengetahui lokasi stok, kuantitas yang perlu diambil, dan item yang terhubung dengan dokumen referensi.
Pick List dapat digunakan untuk:
- Delivery: mengambil barang untuk pengiriman pelanggan berdasarkan Sales Order.
- Material Transfer: mengambil barang untuk dipindahkan ke warehouse lain.
- Material Transfer for Manufacture: mengambil bahan baku untuk kebutuhan produksi.
Cara Membuat Pick List dari Sales Order
- Buka dokumen Sales Order yang sudah di-submit.
- Klik Create → Pick List.
- Sistem akan mengambil item yang masih perlu dipenuhi.
- Periksa tabel Item Locations.
- Pastikan warehouse, batch, serial number, dan kuantitas sudah sesuai.
- Simpan dokumen.
- Submit Pick List setelah proses pengambilan barang selesai.
Setelah Pick List di-submit, dokumen tersebut dapat menjadi dasar pembuatan Delivery Note.
Cara Membuat Pick List Manual
Navigasi ke:
Stock → Stock Transactions → Pick List → New
Isi data berikut:
| Field | Keterangan |
|---|---|
| Company | Perusahaan pemilik transaksi |
| Purpose | Tujuan picking, misalnya Delivery atau Material Transfer |
| Parent Warehouse | Opsional, membatasi pencarian stok hanya pada warehouse di bawah parent tertentu |
| Item Locations | Daftar item, lokasi, batch atau serial number, dan kuantitas yang akan diambil |
Klik Get Item Locations untuk membantu sistem mengambil lokasi stok berdasarkan item dan kuantitas yang dibutuhkan.
Putaway Rule
Putaway Rule digunakan untuk menentukan lokasi penyimpanan barang masuk. Aturan ini membantu sistem mengarahkan item ke warehouse tertentu berdasarkan kombinasi item, warehouse, kapasitas, dan prioritas.
Putaway berguna ketika:
- Gudang memiliki banyak rak atau bin.
- Barang masuk perlu diarahkan ke lokasi dengan kapasitas tersedia.
- Tim ingin mengurangi keputusan manual saat menerima barang.
- Warehouse menggunakan area staging sebelum barang dipindahkan ke lokasi final.
Cara Membuat Putaway Rule
Navigasi ke:
Stock → Stock Transactions → Putaway Rule → New
Isi informasi berikut:
| Field | Keterangan |
|---|---|
| Company | Perusahaan yang menggunakan aturan putaway |
| Item | Item yang akan diarahkan oleh aturan ini |
| Warehouse | Lokasi tujuan yang dapat menerima item |
| Capacity | Kapasitas maksimum warehouse untuk item tersebut |
| UOM | Satuan kapasitas jika berbeda dari stock UOM |
| Priority | Urutan prioritas, nilai 1 berarti prioritas tertinggi |
| Disabled | Aktifkan jika aturan tidak ingin digunakan sementara |
Satu aturan putaway berlaku untuk kombinasi item dan warehouse tertentu.
Strategi Putaway
Saat aturan putaway diterapkan, sistem mempertimbangkan:
- Prioritas warehouse.
- Kapasitas yang masih tersedia.
- Kombinasi item dan warehouse.
Jika warehouse prioritas pertama sudah penuh, sistem dapat mengarahkan sisa kuantitas ke warehouse lain yang masih memiliki kapasitas sesuai aturan.
Direct Putaway dan Indirect Putaway
| Metode | Penjelasan |
|---|---|
| Direct Putaway | Barang masuk langsung diarahkan ke warehouse final saat Purchase Receipt atau Material Receipt dibuat |
| Indirect Putaway | Barang diterima lebih dulu ke warehouse sementara atau staging, lalu dipindahkan ke lokasi final dengan Stock Entry |
Indirect putaway cocok untuk proses gudang yang memiliki tahap pemeriksaan, sortir, atau quality control sebelum barang masuk ke rak.
Stock Entry
Stock Entry digunakan untuk mencatat pergerakan stok yang tidak selalu berasal dari proses penjualan atau pembelian. Dokumen ini adalah salah satu transaksi utama untuk aktivitas internal warehouse.
Jenis penggunaan Stock Entry:
| Purpose | Fungsi |
|---|---|
| Material Receipt | Menambah stok ke target warehouse |
| Material Issue | Mengurangi stok dari source warehouse |
| Material Transfer | Memindahkan stok dari source warehouse ke target warehouse |
| Material Transfer for Manufacture | Memindahkan bahan baku untuk kebutuhan produksi |
| Manufacture | Mencatat penerimaan barang hasil produksi |
| Repack | Mengubah item asal menjadi item baru melalui proses repack |
| Send to Subcontractor | Mengeluarkan material untuk aktivitas subcontracting |
Cara Membuat Material Transfer
Navigasi ke:
Stock → Stock Transactions → Stock Entry → New
Langkah:
- Pilih Stock Entry Purpose: Material Transfer.
- Isi Source Warehouse sebagai lokasi asal.
- Isi Target Warehouse sebagai lokasi tujuan.
- Tambahkan item dan kuantitas di tabel Items.
- Periksa rate, amount, batch, serial number, atau detail lain jika diperlukan.
- Klik Save.
- Klik Submit untuk mencatat perpindahan stok.
Setelah submit, stok akan berkurang dari source warehouse dan bertambah di target warehouse.
Transfer Melalui Warehouse Transit
Untuk transfer antar lokasi yang membutuhkan dua tahap, gunakan warehouse dengan tipe Transit.
Alur:
Gudang Asal → Warehouse Transit → Gudang Tujuan
Metode ini membantu ketika barang dikirim antar cabang dan belum langsung diterima oleh gudang tujuan.
Stock Reconciliation
Stock Reconciliation digunakan untuk menyamakan stok sistem dengan hasil perhitungan fisik. Fitur ini dapat digunakan untuk:
- Menginput opening stock.
- Menyesuaikan selisih stok hasil stock opname.
- Memperbarui quantity dan valuation rate pada item tertentu.
Navigasi:
Stock → Tools → Stock Reconciliation
Saat membuat rekonsiliasi, pastikan Item Code dan Warehouse sesuai dengan data master yang ada di sistem.
Checklist Operasional Picking
Gunakan checklist berikut sebelum melakukan pengiriman atau transfer:
- Sales Order atau dokumen referensi sudah valid.
- Warehouse sumber memiliki stok cukup.
- Batch atau serial number dipilih jika item membutuhkannya.
- Pick List sudah sesuai dengan lokasi fisik barang.
- Kuantitas picked sesuai dengan barang yang benar-benar diambil.
- Delivery Note atau Stock Entry dibuat setelah picking selesai.
- Selisih stok dicatat melalui proses rekonsiliasi, bukan diubah tanpa dokumen.