Barcode, Serial Number, Batch, dan Integrasi RFID Warehouse
ERP Codeverta mendukung pelacakan stok melalui barcode, serial number, dan batch number. Ketiga komponen ini membantu tim gudang mempercepat input transaksi, mengurangi salah pilih item, dan meningkatkan traceability barang.
Untuk RFID, gunakan sebagai kebutuhan integrasi atau kustomisasi jika perusahaan memakai perangkat RFID reader. Jangan menganggap RFID sebagai fitur standar yang langsung aktif tanpa konfigurasi tambahan, perangkat, dan pengembangan integrasi.
Perbedaan Barcode, Serial Number, Batch, dan RFID
| Metode | Fungsi | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| Barcode Item | Mengidentifikasi item atau UOM saat transaksi | Scan SKU pada Purchase Receipt atau Delivery Note |
| Serial Number | Melacak unit barang secara individual | Laptop, mesin, perangkat elektronik, alat medis |
| Batch Number | Melacak kelompok barang dengan karakteristik sama | Produk makanan, obat, bahan baku, lot produksi |
| RFID | Membaca tag barang melalui perangkat RFID | Kebutuhan integrasi untuk gudang dengan proses scan massal |
Gunakan metode yang sesuai dengan kebutuhan operasional. Tidak semua barang perlu serial number atau batch tracking.
Barcode Item
Barcode digunakan untuk mempercepat pemilihan item pada transaksi stok. Barcode dapat dihubungkan ke item dan satuan tertentu sehingga proses scanning dapat langsung mengisi item yang benar.
Barcode dapat digunakan pada transaksi seperti:
- Purchase Receipt
- Delivery Note
- Sales Invoice
- Stock Reconciliation
Jika perusahaan memakai beberapa satuan, barcode dapat dikaitkan dengan UOM tertentu agar sistem mengenali satuan saat scan dilakukan.
Setup Barcode pada Item
Navigasi ke:
Stock → Items and Pricing → Item
Langkah umum:
- Buka master Item.
- Cari tabel Barcodes.
- Tambahkan kode barcode.
- Pilih UOM jika barcode tersebut mewakili satuan tertentu.
- Simpan Item.
Setelah barcode tersimpan, gunakan scanner pada transaksi yang mendukung input barcode.
Serial Number
Serial Number digunakan ketika setiap unit barang harus memiliki identitas unik. Pelacakan serial membantu bisnis mengetahui riwayat barang dari penerimaan sampai pengiriman.
Serial number cocok untuk:
- Barang bernilai tinggi.
- Barang dengan garansi.
- Barang yang perlu pelacakan unit individual.
- Peralatan atau aset yang memiliki nomor unik dari pabrik.
Contoh:
ITEM-LAPTOP-001
Serial: SN-2026-0001
Serial: SN-2026-0002
Serial: SN-2026-0003
Batch Number
Batch Number digunakan untuk melacak sekelompok item yang memiliki identitas produksi atau lot yang sama. Batch sangat berguna untuk produk yang memiliki tanggal kedaluwarsa, kebutuhan recall, atau kontrol kualitas per lot.
Batch cocok untuk:
- Produk makanan dan minuman.
- Obat dan produk kesehatan.
- Bahan kimia.
- Bahan baku produksi.
- Produk yang perlu expiry date.
Batch dapat dibuat manual atau otomatis sesuai konfigurasi item dan pengaturan stok.
Serial and Batch Bundle
Pada transaksi stok yang melibatkan serial number atau batch number, sistem dapat menggunakan Serial and Batch Bundle untuk menghubungkan nomor serial atau batch dengan transaksi terkait.
Bundle membantu menjaga integritas data karena satu transaksi memiliki daftar serial atau batch yang jelas. Ini penting untuk transaksi masuk dan keluar seperti:
- Purchase Receipt
- Stock Entry
- Delivery Note
- Material Issue
- Material Receipt
Untuk item yang memakai serial atau batch, pastikan nomor yang dipilih sesuai dengan stok aktual di warehouse.
Traceability Serial dan Batch
Traceability membantu menelusuri riwayat barang dari hulu ke hilir.
| Jenis Traceability | Fungsi |
|---|---|
| Backward Traceability | Menelusuri asal barang, batch, atau komponen |
| Forward Traceability | Menelusuri ke mana barang atau batch dikirim atau digunakan |
| Serial No Ledger | Melihat riwayat transaksi berdasarkan serial number |
Traceability sangat penting untuk audit, klaim garansi, quality control, dan proses recall.
Integrasi RFID
RFID dapat digunakan jika perusahaan membutuhkan pembacaan tag secara cepat tanpa scan satu per satu seperti barcode. Namun RFID memerlukan komponen tambahan:
- RFID tag pada barang, palet, atau container.
- RFID reader yang kompatibel.
- Middleware atau integrasi untuk mengirim hasil scan ke ERP Codeverta.
- Mapping antara kode RFID dan data item, serial number, batch, atau warehouse.
- Validasi transaksi agar hasil scan tidak langsung mengubah stok tanpa dokumen yang benar.
RFID sebaiknya diposisikan sebagai integrasi operasional, bukan pengganti dokumen stok. Perubahan stok tetap perlu dicatat melalui transaksi seperti Purchase Receipt, Stock Entry, Delivery Note, atau Stock Reconciliation.
Contoh Alur Integrasi RFID
Contoh alur yang aman:
RFID Reader membaca tag
↓
Middleware menerima data tag
↓
Sistem mencocokkan tag dengan Item / Serial / Batch
↓
User memvalidasi hasil scan
↓
Dokumen stok dibuat atau diperbarui
↓
Transaksi di-submit
Dengan alur ini, RFID membantu mempercepat proses input, tetapi kontrol stok tetap dilakukan melalui dokumen resmi.
Praktik Terbaik Barcode dan Traceability
- Gunakan barcode item untuk barang dengan volume transaksi tinggi.
- Gunakan serial number hanya untuk barang yang memang perlu pelacakan per unit.
- Gunakan batch number untuk produk yang perlu lot tracking atau expiry tracking.
- Pastikan scanner mengisi field yang benar sebelum transaksi disubmit.
- Hindari mengubah stok langsung tanpa dokumen transaksi.
- Lakukan stock opname berkala untuk memastikan data sistem sesuai stok fisik.
- Untuk RFID, mulai dari pilot project pada satu alur sederhana sebelum diterapkan ke seluruh warehouse.