Quotation (Penawaran Harga)
Quotation adalah dokumen formal yang dibuat tim penjualan untuk menyampaikan penawaran harga produk atau jasa kepada calon pelanggan atau pelanggan yang sudah ada. Di ERP Codeverta, Quotation merupakan titik awal dari siklus penjualan — dari sini, dokumen dapat dikonversi menjadi Sales Order setelah pelanggan menyetujui penawaran.
Apa Itu Quotation?
Quotation berfungsi sebagai proposisi harga tertulis yang berisi detail item, jumlah, harga satuan, diskon, syarat pembayaran, dan tanggal berlaku penawaran. Dokumen ini dapat dikirimkan langsung kepada pelanggan melalui email atau dicetak sebagai PDF.
Dalam ERP Codeverta, Quotation mendukung dua jenis penerima:
- Customer — pelanggan yang sudah terdaftar di sistem
- Lead / Prospect — calon pelanggan yang belum menjadi pelanggan resmi
Cara Membuat Quotation
Langkah 1: Buka Form Quotation
Navigasi ke: Selling → Selling Transactions → Quotation → + New
Langkah 2: Isi Informasi Utama
| Field | Keterangan |
|---|---|
| Series | Nomor seri dokumen (contoh: SAL-QTN-YYYY-) |
| Quotation To | Pilih Customer atau Lead |
| Party Name | Nama pelanggan atau prospek |
| Transaction Date | Tanggal pembuatan quotation |
| Valid Till | Batas waktu berlakunya penawaran |
| Order Type | Jenis pesanan: Sales, Maintenance, atau Shopping Cart |
Langkah 3: Tambahkan Item
Di bagian Items Table, klik Add Row lalu isi:
- Item Code — pilih item dari master item
- Quantity — jumlah unit yang ditawarkan
- Rate — harga satuan (bisa diisi manual atau diambil dari price list)
- Discount — persentase diskon jika ada
- Amount — dihitung otomatis (Qty × Rate − Diskon)
Langkah 4: Atur Pajak dan Biaya Tambahan
Di tab Taxes and Charges, tambahkan template pajak yang sesuai (contoh: PPN 11%). Sistem akan menghitung total pajak secara otomatis.
Langkah 5: Atur Syarat Pembayaran
Di tab Payment Terms, pilih template syarat pembayaran atau atur secara manual (misalnya: 30 hari setelah tanggal invoice).
Langkah 6: Submit Quotation
Setelah semua data terisi dan diverifikasi, klik Submit untuk mengunci dokumen. Quotation yang sudah di-submit siap dikirimkan kepada pelanggan.
Mengirim Quotation kepada Pelanggan
Setelah di-submit, gunakan tombol Send Email untuk mengirimkan quotation langsung ke alamat email pelanggan. Sistem akan menyertakan PDF quotation secara otomatis sebagai lampiran.
Kamu juga bisa mencetak dokumen dengan klik Print dan memilih format cetak yang tersedia.
Konversi Quotation ke Sales Order
Jika pelanggan menyetujui penawaran, Quotation dapat langsung dikonversi menjadi Sales Order tanpa perlu input ulang data:
- Buka Quotation yang sudah di-submit
- Klik tombol Make → Sales Order
- Verifikasi data yang ter-carry over
- Submit Sales Order
Proses ini memastikan konsistensi data dari penawaran hingga pemesanan.
Melacak Status Quotation
Setiap Quotation memiliki status yang diperbarui secara otomatis:
| Status | Keterangan |
|---|---|
| Draft | Masih dalam proses pengisian |
| Open | Sudah di-submit, menunggu respons pelanggan |
| Ordered | Sudah dikonversi menjadi Sales Order |
| Lost | Penawaran ditolak atau tidak dilanjutkan |
| Cancelled | Dokumen dibatalkan |
Untuk menandai quotation sebagai Lost, klik Set as Lost dan isi alasan penolakan. Data ini berguna untuk analisis win/loss rate tim penjualan.
Laporan Terkait Quotation
ERP Codeverta menyediakan beberapa laporan untuk memantau performa quotation:
- Quotation Trends — melihat tren jumlah dan nilai quotation dari waktu ke waktu
- Lost Quotations — daftar penawaran yang tidak berhasil beserta alasannya
- Quotation vs Sales Order — perbandingan nilai quotation dengan sales order yang terealisasi
Akses laporan ini melalui Selling → Reports.
Tips Penggunaan Quotation
- Selalu isi Valid Till agar pelanggan memiliki urgensi untuk merespons.
- Gunakan Print Format yang sudah dikustomisasi dengan logo perusahaan untuk kesan profesional.
- Manfaatkan fitur Terms and Conditions untuk mencantumkan ketentuan penawaran secara otomatis.
- Aktifkan notifikasi otomatis agar tim penjualan mendapat pengingat ketika quotation mendekati tanggal kedaluwarsa.