Sales Order (Pesanan Penjualan)
Sales Order adalah konfirmasi resmi dari pelanggan bahwa mereka setuju untuk membeli produk atau jasa dengan harga dan ketentuan yang telah disepakati. Di ERP Codeverta, Sales Order menjadi dokumen inti dalam siklus penjualan — ia menghubungkan proses penjualan dengan operasi gudang (pengiriman) dan keuangan (penagihan).
Fungsi Sales Order dalam Siklus Penjualan
Sales Order berada di tengah-tengah alur penjualan:
Quotation → Sales Order → Delivery Note → Sales Invoice
Setelah Sales Order di-submit, sistem dapat secara otomatis:
- Memperbarui stok yang dipesan (reserved stock) di gudang
- Memicu pembuatan Purchase Order untuk item yang perlu dipenuhi dari supplier (jika menggunakan fitur drop ship)
- Menjadwal pengiriman barang ke pelanggan
Cara Membuat Sales Order
Langkah 1: Akses Form Sales Order
Navigasi ke: Selling → Selling Transactions → Sales Order → + New
Atau konversi langsung dari Quotation yang sudah di-submit dengan klik Make → Sales Order.
Langkah 2: Isi Informasi Pelanggan
| Field | Keterangan |
|---|---|
| Customer | Nama pelanggan (wajib diisi) |
| Customer's Purchase Order | Nomor PO dari sisi pelanggan (opsional, untuk referensi) |
| Order Type | Sales, Maintenance, atau Shopping Cart |
| Transaction Date | Tanggal pembuatan Sales Order |
| Delivery Date | Target tanggal pengiriman barang |
Langkah 3: Tambahkan Item yang Dipesan
Di tabel Items, isi:
- Item Code — kode produk
- Delivery Date — bisa berbeda per baris item jika pengiriman bertahap
- Quantity — jumlah yang dipesan
- Rate — harga satuan berdasarkan price list pelanggan
- Warehouse — gudang sumber pengiriman
Langkah 4: Atur Pajak dan Diskon
Pilih Sales Taxes and Charges Template yang sesuai. Diskon bisa diterapkan di level item maupun di level keseluruhan transaksi (field Additional Discount).
Langkah 5: Tentukan Syarat Pembayaran
Di tab Payment Terms, pilih template yang mencerminkan kesepakatan dengan pelanggan, misalnya:
- 100% di muka
- Net 30 hari
- 50% dp, 50% setelah pengiriman
Langkah 6: Submit Sales Order
Klik Submit untuk mengunci Sales Order. Setelah di-submit, stok terkait akan langsung tercatat sebagai reserved.
Status Sales Order
| Status | Keterangan |
|---|---|
| Draft | Belum di-submit |
| To Deliver and Bill | Belum ada pengiriman dan penagihan |
| To Deliver | Sudah ditagih, belum dikirim |
| To Bill | Sudah dikirim, belum ditagih |
| Completed | Pengiriman dan penagihan selesai |
| Cancelled | Sales Order dibatalkan |
| Closed | Ditutup secara manual meskipun belum sepenuhnya terpenuhi |
Membuat Pengiriman dari Sales Order
Setelah Sales Order di-submit:
- Klik Make → Delivery Note
- Isi detail pengiriman (jumlah aktual yang dikirim, batch/serial number jika ada)
- Submit Delivery Note untuk mencatat pengurangan stok di gudang
Jika pengiriman dilakukan bertahap (partial delivery), sistem akan melacak sisa kuantitas yang belum dikirim.
Membuat Invoice dari Sales Order
Penagihan dapat dilakukan sebelum atau sesudah pengiriman:
- Klik Make → Sales Invoice
- Data item, harga, dan pajak akan ter-carry over otomatis
- Atur tanggal jatuh tempo pembayaran
- Submit Sales Invoice untuk mencatat piutang ke dalam akun keuangan
Memantau Progress Sales Order
Di halaman detail Sales Order, tersedia ringkasan progres:
- % Delivered — persentase kuantitas yang sudah dikirimkan
- % Billed — persentase nilai yang sudah ditagihkan
- Payment Status — lunas, sebagian, atau belum dibayar
Menutup Sales Order Secara Manual
Jika pesanan tidak akan dipenuhi sepenuhnya (misalnya pelanggan membatalkan sebagian), kamu dapat menutup Sales Order dengan klik Close. Stok yang sebelumnya di-reserve akan dibebaskan kembali.
Laporan Terkait Sales Order
Pantau performa penjualan melalui laporan berikut di Selling → Reports:
- Sales Order Trends — tren volume dan nilai pesanan
- Sales Order Summary — ringkasan per pelanggan atau per item
- Pending Sales Orders — daftar pesanan yang belum sepenuhnya terpenuhi
- Sales Analytics — analisis mendalam berbasis dimensi (wilayah, sales person, item group)