Contact
Contact adalah entitas yang mewakili individu — baik dari sisi pelanggan, pemasok, maupun mitra bisnis — yang berinteraksi langsung dengan perusahaan Anda. Di ERP Codeverta, Contact dapat dihubungkan ke satu atau lebih entitas seperti Customer, Supplier, atau Lead, sehingga komunikasi dan transaksi bisnis dapat terekam dengan terstruktur.
Informasi Contact mencakup nama lengkap, nomor telepon, email, jabatan, dan lainnya yang dibutuhkan untuk keperluan komunikasi bisnis sehari-hari.
Mengakses Contact
Navigasikan ke:
Selling → Selling Essentials → Contact
Contact juga dapat diakses melalui modul CRM atau langsung dari halaman Customer terkait.
Membuat Contact Baru
Cara 1: Dari Menu Contact
- Buka halaman Contact.
- Klik New.
- Isi detail kontak.
- Klik Save.
Cara 2: Dari Halaman Customer
- Buka halaman Customer yang diinginkan.
- Buka tab Contact & Address.
- Klik New Contact.
- Isi form dan simpan.
Contact yang dibuat dari halaman Customer akan otomatis terhubung ke Customer tersebut.
Penjelasan Field Contact
Informasi Pribadi
| Field | Deskripsi |
|---|---|
| First Name | Nama depan kontak. |
| Last Name | Nama belakang kontak. |
| Salutation | Sapaan (Mr., Mrs., Dr., Prof., dll.). |
| Gender | Jenis kelamin kontak. |
| Company Name | Nama perusahaan tempat kontak bekerja (otomatis terisi jika dihubungkan ke Customer). |
| Job Title | Jabatan atau posisi kontak di perusahaannya. |
| Department | Departemen tempat kontak bertugas. |
Informasi Kontak
| Field | Deskripsi |
|---|---|
| Email ID | Alamat email utama. Dapat digunakan untuk mengirim dokumen transaksi langsung dari sistem. |
| Phone | Nomor telepon kantor. |
| Mobile No | Nomor telepon seluler. |
| Fax | Nomor fax (jika ada). |
| Website | URL website atau profil profesional kontak. |
Status dan Pengaturan
| Field | Deskripsi |
|---|---|
| Status | Status kontak: Passive, Open, atau Replied (berguna untuk follow-up). |
| Is Primary Contact | Jika dicentang, kontak ini dianggap sebagai kontak utama dari entitas yang terhubung. |
| Unsubscribed | Centang jika kontak tidak ingin menerima email massal atau komunikasi marketing. |
Menghubungkan Contact ke Entitas
Satu Contact dapat dihubungkan ke lebih dari satu entitas bisnis. Pada tabel Links di bagian bawah form Contact, Anda dapat menambahkan tautan ke:
- Customer — kontak bekerja di perusahaan pelanggan ini
- Supplier — kontak bekerja di perusahaan pemasok ini
- Sales Partner — kontak adalah mitra penjualan
- Lead / Opportunity — kontak terkait prospek bisnis
Dengan cara ini, satu orang yang berperan sebagai pelanggan sekaligus pemasok (misalnya dalam transaksi intercompany) cukup dibuat satu kali sebagai Contact dan dihubungkan ke kedua entitas.
Menggunakan Contact di Transaksi Penjualan
Saat membuat Sales Order, Quotation, atau Sales Invoice, field Contact Person akan menarik daftar kontak yang terhubung ke Customer tersebut. Dengan memilih Contact Person yang tepat, sistem dapat:
- Menampilkan nomor telepon dan email kontak secara otomatis.
- Mengirim salinan dokumen transaksi ke email kontak langsung dari sistem.
Fitur Impor Contact
ERP Codeverta mendukung impor data Contact secara massal dari file CSV. Sangat berguna saat migrasi data dari sistem lama atau saat ada penambahan banyak kontak sekaligus.
- Buka Contact List.
- Klik Menu → Import.
- Unduh template yang tersedia.
- Isi data kontak sesuai format template.
- Unggah dan jalankan proses impor.
Tips Pengelolaan Contact
- Selalu isi Email ID agar dokumen transaksi dapat dikirim langsung dari ERP Codeverta.
- Tandai satu kontak sebagai Is Primary Contact agar sistem tahu siapa yang dihubungi pertama kali.
- Manfaatkan field Status untuk mendukung proses follow-up dalam CRM.
- Hindari duplikasi kontak — gunakan fitur pencarian sebelum membuat Contact baru.