Terms and Conditions
Terms and Conditions (Syarat dan Ketentuan) adalah teks legal atau klausul bisnis yang disertakan dalam dokumen transaksi seperti Quotation, Sales Order, Purchase Order, dan Sales Invoice. Di ERP Codeverta, Anda dapat menyimpan berbagai template Terms and Conditions dan menerapkannya secara cepat ke dokumen yang relevan tanpa perlu mengetik ulang.
Fitur ini sangat berguna untuk memastikan konsistensi klausul hukum dan bisnis di seluruh dokumen yang dikeluarkan perusahaan.
Mengakses Terms and Conditions
Navigasikan ke:
Selling → Selling Essentials → Terms and Conditions
Membuat Terms and Conditions Baru
- Buka halaman Terms and Conditions.
- Klik New.
- Isi field berikut:
| Field | Deskripsi |
|---|---|
| Title | Judul atau nama template Terms and Conditions. Gunakan nama yang deskriptif, misalnya "Syarat Penjualan Standar 2024" atau "Terms Export". |
| Terms and Conditions | Isi teks lengkap syarat dan ketentuan. Mendukung formatting teks dasar. |
- Klik Save.
Menambahkan Terms and Conditions ke Dokumen Transaksi
Setelah template dibuat, Anda dapat menambahkannya ke dokumen transaksi melalui dua cara:
Cara 1: Manual (Per Dokumen)
- Buka dokumen transaksi (misalnya Sales Order atau Quotation).
- Scroll ke bagian bawah form.
- Pada field Terms and Conditions, pilih template yang ingin digunakan.
- Teks Terms and Conditions akan otomatis terisi di field Terms and Conditions (text area) di bawahnya.
Cara 2: Otomatis via Selling Settings
Anda dapat mengatur agar Terms and Conditions tertentu otomatis diterapkan ke semua dokumen penjualan baru melalui Selling Settings.
- Buka Selling → Settings → Selling Settings.
- Di field Default Terms and Conditions, pilih template yang diinginkan.
- Simpan pengaturan.
Setelah ini, semua Quotation dan Sales Order baru akan otomatis menggunakan Terms and Conditions yang dipilih.
Contoh Isi Terms and Conditions
Berikut contoh isi Terms and Conditions yang umum digunakan dalam transaksi penjualan:
1. PEMBAYARAN
Pembayaran harus dilakukan dalam jangka waktu 30 hari setelah tanggal invoice.
Keterlambatan pembayaran akan dikenakan denda sebesar 2% per bulan dari nilai invoice.
2. PENGIRIMAN
Barang dikirimkan setelah pembayaran uang muka diterima.
Risiko kerusakan atau kehilangan barang beralih kepada pembeli sejak barang
diserahkan kepada ekspedisi.
3. RETUR DAN GARANSI
Retur barang hanya dapat dilakukan dalam 7 hari kerja setelah penerimaan barang,
dengan kondisi barang masih dalam kemasan asli dan tidak rusak.
4. HUKUM YANG BERLAKU
Sengketa yang timbul dari perjanjian ini akan diselesaikan berdasarkan hukum
Republik Indonesia melalui Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
Menampilkan Terms and Conditions pada Dokumen Cetak
Terms and Conditions yang diisi pada form transaksi akan otomatis ditampilkan pada dokumen cetak (Print Format). Pastikan Print Format yang digunakan sudah menyertakan field terms dalam template print-nya.
Jika Terms and Conditions tidak muncul pada hasil cetak, periksa:
- Apakah field Terms and Conditions sudah terisi di dokumen transaksi.
- Apakah Print Format yang digunakan sudah menyertakan variabel
{{ doc.terms }}.
Mengelola Beberapa Template Terms and Conditions
Jika bisnis Anda memiliki beberapa jenis Terms and Conditions untuk skenario yang berbeda, Anda dapat membuat beberapa template dan memilihnya sesuai kebutuhan:
| Skenario | Contoh Template |
|---|---|
| Penjualan lokal | "Syarat Penjualan Domestik" |
| Penjualan ekspor | "International Sales Terms" |
| Penjualan kredit | "Syarat Penjualan Kredit" |
| Penjualan COD | "Syarat Penjualan Tunai" |
| Proyek / Jasa | "Syarat Kontrak Jasa" |
Tips Penggunaan Terms and Conditions
- Gunakan judul template yang jelas dan spesifik agar mudah dipilih saat membuat transaksi.
- Tinjau dan perbarui Terms and Conditions secara berkala, terutama jika ada perubahan kebijakan atau regulasi.
- Simpan teks dalam format yang mudah dibaca — gunakan penomoran dan paragraf yang terstruktur.
- Konsultasikan isi Terms and Conditions dengan bagian legal perusahaan sebelum digunakan secara resmi.